Moderne HR-Software ist verfügbar, wird aber nicht genutzt. Weil… Ein klassisches Dilemma in vielen KMU, aber mit fatalen Folgen für die strategische Positionierung von HR.

Wenn aus „keine Eile" oder “keine Zeit” ein Stillstand wird

Kürzlich führte ich ein intensives Gespräch mit der HR-Leiterin eines Dienstleistungsunternehmens mit gut 200 Mitarbeitenden. Es ging um die Implementierung eines neuen, modernen Personalinformationssystems. Das System war bereits gekauft – benutzerfreundlich, am Markt bewährt und bereit für die Implementierung im Unternehmen. Meine Aufgabe sollte es sein, die Einführung zu begleiten.

Was zunächst nach einem strukturierten Auswahlprozess für die nächsten Schritte aussah: mehrere Gespräch mit ganz unterschiedlichen Beratern, gründliche Anforderungsanalyse, sorgfältige Vorbereitung, entpuppte sich aus meiner Sicht als etwas anderes. Ich bezeichne es sicher etwas überspitzt als Perfektionismus als Blockade für Entwicklung.

Trotz spürbarem Handlungsdruck und dem Wunsch nach administrativer Entlastung zog sich ein roter Faden durch das Gespräch: „Wir haben keine Eile." „Es gibt kein fixes Einführungsdatum." „Vielleicht sollten wir nicht gleich voll durchstarten."

Die versteckten Kosten des Nicht-Handelns
Was vordergründig vernünftig klingt – kein Zeitdruck, keine unrealistischen Erwartungen – birgt bei genauerem Hinsehen erhebliche Risiken. Denn ein ungenutztes System in HR kostet Geld und vor allem Glaubwürdigkeit des HR Bereichs:

Die unbequemen Fragen der Geschäftsleitung werden kommen:

Weshalb liegt die HR-Digitalisierung auf Eis, wenn systembasierte Prozesse angeblich so wichtig sind?
Warum klagt HR weiterhin über Arbeitsüberlastung, obwohl in eine Lösung investiert wurde?
Wann amortisiert sich die Investition?
Warum fängt HR nicht einfach an?

Diese Fragen sind unangenehm und mehr als berechtigt. Und sie berühren den Kern der strategischen Positionierung von HR im Unternehmen.

Der Preis des Wartens
Jeder Monat ohne Umsetzung:

Bindet Ressourcen in ineffizienten manuellen Prozessen
Verhindert die dringend benötigte Entlastung des HR-Teams
Zementiert das Image von HR als reaktiver Verwaltungseinheit
Verzögert die Transformation zum strategischen Business Partner

Die Gründe für das Zögern sind individuell und oft nachvollziehbar. Doch für den Stellenwert von HR als strategischer Partner sind sie Gift.

Der Weg nach vorn: Agil statt perfekt

Meine klare Empfehlung: Starten statt perfektionieren.

Ein agiler Ansatz macht den entscheidenden Unterschied:

Schritt für Schritt zum Erfolg: Beginne mit einem überschaubaren Teilbereich, etwa der digitalen Zeiterfassung oder dem Fehlzeitenmanagement. Module mit direktem, spürbarem Nutzen schaffen schnelle Erfolgserlebnisse.

Lernen durch Handeln: Praxiserfahrung schlägt theoretische Perfektion. Was im Projekt funktioniert und was nicht, zeigt sich erst im echten Einsatz.

Sichtbare Erfolge kommunizieren: Zeige konkrete Verbesserungen auf wie eingesparte Stunden, reduzierte Fehlerquoten, zufriedenere Mitarbeitende. Diese Erfolge verändern die Wahrnehmung von HR im gesamten Unternehmen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung: Mit jedem implementierten Modul wachsen Kompetenz und Vertrauen. Die nächsten Schritte fallen zunehmend leichter.

Vom Verwalter zum Gestalter

Die HR-Transformation gelingt nicht durch perfekte Planung, sondern durch mutiges Handeln. Unternehmen brauchen keinen HR-Bereich, der wartet, bis alle Bedingungen ideal sind. Sie brauchen ein HR, das vorangeht, lernt und gestaltet.

Die Digitalisierung deiner HR-Prozesse beginnt nicht mit dem perfekten Plan, sie beginnt mit dem ersten Schritt.

Reflexionsimpuls
Wann setzt du deinen ersten Schritt?