„Das haben wir immer so gemacht." Dieser Satz, ob gesagt oder nur gedacht, ist vermutlich einer der gefährlichsten im Unternehmenskontext. Nicht, weil die Menschen, die ihn aussprechen, böswillig oder lernunwillig wären. Sondern weil er auf etwas hinweist, das in Transformationsprozessen viel zu oft übersehen wird: die Notwendigkeit des Verlernens.

In meinem Blogpost #9 habe ich darüber geschrieben, dass erfolgreiche Transformation ohne Lernen nicht funktioniert. Heute möchte ich einen Schritt weitergehen: Transformation funktioniert auch nicht ohne Verlernen. Und ich wage zu behaupten, Verlernen ist häufig der schwierigere Teil.

Warum Verlernen so schwer ist

Gewohnheiten sind mächtig. Was wir über Jahre eingeübt haben, sitzt tief. Und häufig hatten diese Gewohnheiten zu einem früheren Zeitpunkt auch ihre Berechtigung. Der monatliche Jour fixe mit drei Abteilungen? War wichtig, als es noch keine digitalen Kollaborationstools gab. Die detaillierte Excel-Tabelle mit 47 Spalten? Hat mal für Transparenz gesorgt, bevor es moderne HR-Systeme gab. Die persönliche Unterschrift auf jedem Urlaubsantrag? Galt als Zeichen von Wertschätzung und Kontrolle.

Doch die Welt hat sich geändert. Andere Strukturen, andere Prozesse, Digitalisierung.
Und hier beginnt das Problem: Wenn ich nichts weglasse und Neues nur obendrauf setze, schaffe ich mehrere massive Herausforderungen gleichzeitig.

Das Dilemma des „Obendrauf"

Problem 1: Ineffizienz und Ineffektivität Das Alte passt nicht mehr zum Neuen. Wir pflegen zwei Systeme parallel, dokumentieren doppelt, arbeiten in alten und neuen Prozessen gleichzeitig. Die Reibungsverluste sind enorm.

Problem 2: Der Fokus verschiebt sich Statt uns auf Entwicklung zu konzentrieren, geht alle Energie ins Bewahren. Wir verteidigen, was war, statt zu gestalten, was sein könnte.

Problem 3: Das Hamsterrad dreht sich schneller Mehr Aufgaben, mehr Systeme, mehr Meetings. Das Hamsterrad dreht sich immer schneller. Totale Überlastung mit Überstunden und schlimmstenfalls drohen Krankheit oder Burnout.

Problem 4: Widerstand wächst Die Mitarbeitenden spüren die Überlastung. Sie gehen in den Widerstand, verschließen sich gegenüber Veränderung. Nicht aus Sturheit, sondern aus purem Selbstschutz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Abteilung im Produktionsbereich hielt an einem monatlichen Reporting-Prozess fest, der mehrere Stunden Arbeit kostete. Von HR benötigte sie dafür eine aufwändige Darstellung von Arbeitszeiten. „Braucht die Geschäftsführung", hieß es auf Nachfrage. Eine Klärung bei der GF ergab: Der Bericht wurde seit Jahren nicht mehr gelesen, da die Information so nicht mehr benötigt wurde. Die Anforderung stammte noch aus früherer Zeit als die Daten tatsächlich wichtig waren.

Warum wurde trotzdem daran festgehalten? Weil niemand explizit gesagt hatte „Hört auf damit." Weil es zur Routine geworden war. Weil die Komfortzone des „Immer schon" stärker war als die Frage nach dem Sinn.

Die Komfortzone des „Immer schon"

Ein wesentlicher Aspekt der Komfortzone ist genau dieser: „Haben wir immer schon so gemacht." Es ist bequem, in vertrauten Mustern zu bleiben. Es gibt Sicherheit. Doch diese Sicherheit ist trügerisch, wenn sich die Rahmenbedingungen fundamental verändert haben.

Verlernen bedeutet, aktiv loszulassen. Und Loslassen fühlt sich nach Verlust an, selbst wenn das Festgehaltene längst zum Ballast geworden ist.

Die Regel: Für jedes Neue mindestens eins, besser zwei Alte weg

Meine klare Empfehlung für jede Transformation: Für alles Neue muss mindestens eine, besser zwei alte Praktiken, Prozesse oder Strukturen weichen. Das ist keine Drohung, sondern eine Notwendigkeit für die Wirksamkeit der Veränderung UND für die Gesundheit der Organisation und ihrer Menschen.

Konkret heißt das:

Neues HR-System einführen? Die alte Excel-Lösung muss weg, nicht „zur Sicherheit" parallel weiterlaufen.
Agile Arbeitsweise etablieren? Das wöchentliche Status-Meeting im alten Format kann gestrichen werden.
Digitale Freigabeprozesse? Die papierbasierte Unterschriftenmappe gehört ins Museum.

Was es für erfolgreiches Unlearning braucht

1. Kompetente Transformationsbegleitung Verlernen passiert nicht von selbst. Es braucht Menschen, die den Prozess professionell begleiten. Mit Verständnis für die emotionalen Dimensionen und gleichzeitig mit klarer Haltung zur Notwendigkeit der Veränderung.

2. Exzellente Kommunikation Warum muss etwas weg? Was wird dadurch besser? Welche Ängste und Bedenken sind berechtigt? Kommunikation muss hier auf Augenhöhe stattfinden, wiederholt und in verschiedenen Formaten.

3. Perspektivwechsel ermöglichen Manchmal hilft es, die eigene Praxis durch die Augen anderer zu sehen. Was erscheint uns selbstverständlich, wirkt auf Außenstehende aber absurd? Welche unserer Prozesse würden wir einem neuen Mitarbeitenden peinlich berührt erklären?

4. Lösungen anbieten statt nur streichen Verlernen fällt leichter, wenn klar ist, was an die Stelle des Alten tritt. Dabei geht es nicht darum, 1:1 zu ersetzen, sondern bessere Wege aufzuzeigen. Manchmal ist die Lösung auch: gar nichts, weil es schlicht nicht mehr gebraucht wird.

5. Fachliche Tiefe Hier wird es anspruchsvoll: Transformationsbegleitung muss tief genug in Prozesse, Strukturen und fachliche Zusammenhänge einsteigen können, um zu beurteilen: Wird hier aus guten Gründen bewahrt? Oder wird bewahrt um des Bewahrens willen?

Ein Beispiel: Eine Abteilung besteht darauf, dass ein bestimmter Bericht weiterhin manuell erstellt wird, obwohl das neue System ihn automatisiert generieren könnte. Guter Grund wäre: Der automatische Bericht enthält einen kritischen Fehler, den wir noch nicht beheben konnten. Schlechter Grund wäre: Wir vertrauen der neuen Technologie nicht und prüfen lieber selbst nach.

Methoden für systematisches Verlernen

Verlernen braucht Struktur und Systematik. Hier einige hilfreiche Ansätze:

Stop-Doing-Listen Statt nur To-Do-Listen zu führen: Was können wir aktiv beenden? Welche Meetings, Berichte, Abstimmungsschleifen haben ausgedient? Mach das Weglassen so sichtbar und bewusst wie das Hinzufügen.
Das Warum hinterfragen Sammle die Annahmen, die hinter Ihren Prozessen stehen. „Das brauchen wir unbedingt, weil..." Dann hinterfrage systematisch: Stimmt diese Annahme heute noch? Ein einfacher, aber mächtiger Realitäts-Check.
Process Analyse Nutze Daten, um herauszufinden, welche Prozessschritte tatsächlich keinen Mehrwert mehr bringen. Wo entstehen Wartezeiten? Wo wird doppelt gearbeitet? Zahlen lügen seltener als Gewohnheiten.
Der 6-Monats-Test Für jeden Prozess, jedes Meeting, jeden Bericht: Würden wir es heute noch einmal einführen, wenn es nicht schon existieren würde? Wenn die Antwort Nein ist – weg damit.

Der Mut zum Weglassen

Verlernen erfordert Mut. Den Mut, Vertrautes aufzugeben. Den Mut, zuzugeben, dass etwas, das früher richtig war, heute nicht mehr passt. Den Mut, Lücken zuzulassen, bevor die neue Lösung perfekt ist.

Und es erfordert Führung. Führungskräfte und HR müssen vorangehen, selbst verlernen, selbst loslassen. Wenn die Führungsebene an alten Strukturen festhält, wird der Rest der Organisation es auch tun.

Unlearning als Voraussetzung für echte Entwicklung

Ohne Verlernen bleibt Transformation Stückwerk. Wir legen neue Schichten über alte Fundamente, bis das Konstrukt instabil wird. Echte Entwicklung braucht Platz und den schaffen wir nur, indem wir aktiv Altes weglassen.

Die gute Nachricht: Verlernen kann man lernen. Es ist eine Kompetenz, die sich entwickeln lässt – individuell und organisational. Unternehmen, die es schaffen, eine Kultur des bewussten Verlernens zu etablieren, sind deutlich anpassungsfähiger und zukunftsfähiger.

Also: Was könnte in deiner Organisation morgen schon wegfallen? Welcher Prozess, welches Meeting, welche Gewohnheit hat ausgedient? Fang klein an, aber fang an.

Denn für ein zukunftsfähiges Unternehmen ist Verlernen genauso wichtig wie Lernen. Oder anders gesagt: Manchmal ist Weglassen der beste Weg nach vorn.

Wo würdest du anfangen? Welcher Prozess, welches Meeting, welche Gewohnheit könnte in deiner Organisation morgen schon wegfallen? Ich unterstütze dich dabei, den richtigen Startpunkt zu finden.

Ergänzung:
Was genau ist Unlearning? Unlearning bedeutet, bewusst von Gewohnheiten, Prozessen oder Denkmustern Abschied zu nehmen, die früher sinnvoll waren, heute aber nicht mehr passen. Es geht nicht um Vergessen, sondern um aktives Loslassen.

Mehr zum Thema Transformation und Lernen: Blogpost #9 auf www.hrimpuls.de