Wenn Unternehmen im Recruitingprozess schweigen

Ich arbeite seit über 20 Jahren in HR, lange im Mittelstand, heute als freiberufliche Beraterin für KMU. In dieser Zeit habe ich Recruiting aus beiden Perspektiven kennengelernt: als Verantwortliche, die Stellen besetzt, und als Kandidatin, die sich selbst bewirbt. Und ich war in meiner HR-Rolle sicherlich nicht immer perfekt. Rückmeldungen kamen manchmal zu spät, Entscheidungen zogen sich. Das kenne ich nur zu gut.

Was ich heute als Kandidatin erlebe, ist trotzdem anders. Ich werde kontaktiert, führe Gespräche über Festanstellungen, über Projekte als Freiberuflerin, es gibt manchmal sogar mehrere persönliche Runden. Und dann nichts mehr. Kein Rückruf, keine Mail, auch auf Nachfrage keine Reaktion.

Das Paradoxe aus meiner Sicht: Viele Unternehmen sind heute professioneller aufgestellt als je zuvor. Eigene Talent-Acquisition-Teams, KI-gestützte Bewerbermanagementsysteme. Man sollte meinen, der Recruiting-Prozess hat sich verbessert. Tatsächlich scheint das Gegenteil der Fall zu sein.

Ghosting als Symptom und nicht als Einzelfall

Lange galt Ghosting im Recruiting eher als Bewerber-Problem. Das hat sich nicht nur in meiner Wahrnehmung verändert. Laut einer Studie von JobTeaser (2024) wurden drei Viertel der befragten Gen-Z-Nachwuchskräfte bereits von Unternehmen geghostet. Und das passierte nicht nur bei anonymen Massenpostings, sondern nach persönlichem Kontakt.

Was steckt dahinter? Meistens kein böser Wille, sondern ein Mix aus verschiedenen Gründen: aus Überlastung, unklaren Zuständigkeiten und fehlenden Prozessen für den Fall, dass eine Stelle intern gestoppt wird oder sich Prioritäten verschieben. Nur: Das ändert nichts daran, wie es sich auf der anderen Seite anfühlt.

Und es gibt noch eine tiefere Ebene. Eine, die weit über HR hinausgeht, aber gerade dort besonders sichtbar wird. Viele Menschen haben verlernt, verbindlich und respektvoll zu kommunizieren. Digitale Kanäle machen es leicht, jemandem nicht zu antworten: Man sieht keine Reaktion, spürt keine unmittelbare Konsequenz. Für ein Recruiting-Team, das täglich Dutzende Kontakte über LinkedIn, E-Mail und ATS-Systeme (ATS = Applicant Tracking System) verwaltet, verstärkt sich das noch: Kandidaten werden zu Datenpunkten, Gespräche zu Vorgangsnummern. Was sich hier zeigt und oft bleibt, ist ein Muster der Selbstbezogenheit, das sich schleichend normalisiert.

Wertschätzung wird von Unternehmen durchaus eingefordert. Von Bewerbern erwartet man individuelle, sorgfältig formulierte Unterlagen ohne Nutzung von KI und das auf meist generisch formulierte Stellenanzeigen. Aber häufig wird diese Wertschätzung nicht zurückgegeben. Und das nicht nur bei Unternehmen, die nur ein kleines HR Team haben, sondern auch bei richtig “großen Namen”.

Doch glaubwürdige Wertschätzung beruht sie auf Gegenseitigkeit. Wer als Recruiter oder Unternehmen erwartet, dass Kandidaten Zeit und Mühe investieren, sollte denselben Respekt zurückgeben. Das ist keine Frage des Aufwands. Es ist eine Frage der Haltung.

Hinter jeder Bewerbung steckt ein Mensch

Klingt nach einer Selbstverständlichkeit. Ist es aber offensichtlich nicht.

Menschen stecken Zeit, Energie und oft auch eine Menge Überwindung in eine Bewerbung. Sei es für eine Festanstellung oder als Freiberufler, der ein Projekt anbietet. Wer diese Investition mit Schweigen beantwortet, sendet eine Botschaft und zwar nicht über den Bewerber, sondern über sich selbst.

Insbesondere wer bereits im Gespräch war, konkrete Inhalte besprochen hat, der verdient eine ehrliche Rückmeldung. Das ist kein Luxus, das ist Minimalstandard.

KI und Recruiting-Teams lösen das Problem offensichtlich nicht

Manchmal höre ich das Argument: Recruiting steht unter Druck, hat keine Zeit. Aber stimmt das noch? Viele Unternehmen verfügen heute mit spezialisierten Teams, Bewerbermanagementsystemen, KI-gestütztem Active Sourcing über deutlich mehr Ressourcen als früher. Das Problem ist nicht die fehlende Kapazität, sondern wie sie eingesetzt wird: um mehr Volumen zu verarbeiten, nicht um besser zu kommunizieren. Wer über KI-Tools mehr Kontakte startet als je zuvor, muss auch das Follow-up mitdenken. Und wenn intern eine Stelle gestoppt wird, braucht es einen Prozess dafür und nicht Schweigen nach außen. (Dem Thema KI im Recruiting werde ich in einem eigenen Beitrag näher auf den Grund gehen.)

Technologie erleichtert Prozesse, aber sie ersetzt keine Haltung. Ein Bewerbermanagementsystem, das automatisch Absagen verschickt, ist besser als gar nichts. Aber es löst kein Kulturproblem. Wer täglich mit einem ATS arbeitet, das Kandidaten als Datenpunkte darstellt, verliert leicht das Gefühl dafür, dass dahinter echte Menschen stecken. Diese Distanz ist real und sie wächst mit dem Grad der Automatisierung.

Professionalisierung und Digitalisierung darf nicht mit Entmenschlichung verwechselt werden. Der Wert eines guten Recruiting-Prozesses liegt nicht in seiner Effizienz, er liegt in dem Signal, das er sendet: „Wir nehmen Menschen ernst.“

Was das mit Transformation zu tun hat

Wer über Transformation spricht – Veränderungsfähigkeit, kulturellen Wandel, Mitarbeiterbindung – und gleichzeitig im Recruiting auf einfachste Kommunikation verzichtet, widerspricht sich. Das ist kein Vorwurf, sondern eine Beobachtung. Und eine, die sich ändern lässt.

Transformation gelingt durch Vertrauen. Und Vertrauen entsteht nicht in großen Ankündigungen, sondern in kleinen, konsistenten Handlungen. Eine ehrliche Absage ist so eine Handlung. Schweigen ist das Gegenteil. Freundlichkeit, auch im Recruiting, ist kein Nice-to-have, sondern das Fundament, auf dem Veränderung erst möglich wird. (S. hierzu meinen Blogartikel (Wenn das Selbstverständliche übersehen wird: Von Gehwegen und Bürofluren und was das mit Transformation zu tun hat)

Wenn Unternehmen fragen, warum Veränderungsprozesse stocken oder scheitern, lohnt ein Blick darauf, wie sie mit Menschen umgehen, bevor diese Teil des Unternehmens werden. Das Recruiting ist oft der erste Kontaktpunkt und erste Eindrücke prägen.

Nicht zu unterschätzen: Der Ruf am Markt

Arbeitswelten sind klein, besonders im Mittelstand. Wer heute geghostet wird, ist morgen vielleicht Kunde, Partner oder Empfehler. Plattformen wie Kununu oder LinkedIn verstärken diesen Effekt.

Mehr als Zweidrittel der betroffenen Nachwuchskräfte berichten von einem verschlechterten Unternehmensbild nach schlechten Bewerbungserfahrungen. Das ist kein Randproblem, das ist messbarer Schaden am Employer Branding. Und das in einer Zeit, in der strukturell Fachkräftemangel besteht und gute Kandidaten ihre Optionen kennen.

Was ich mir wünsche und was möglich ist

Mir geht es nicht darum, mit dem Finger auf jemanden zu zeigen. Ich kenne die Realität in HR-Teams aus eigener Erfahrung sehr gut. Aber eine kurze, ehrliche Rückmeldung, selbst ein standardisiertes, würdevolles Nein, ist keine Frage von Ressourcen. Es ist eine Frage von Haltung.

Wer Transformation ernst nimmt, fängt bei den kleinen Momenten an, in denen sich zeigt, was ein Unternehmen über Menschen denkt. Das Recruiting ist so ein Moment. Nutzt ihn. HR hat hier Vorbildfunktion und kann als positives Beispiel vorangehen.

Wer tiefer im das Thema Recruiting einsteigen möchte: In meinem Artikel „Erfahrung schlägt Standard & Filter: Was im Recruiting heute wirklich zählt“ gehe ich der Frage nach, warum Recruiting in erfahrene Hände von Menschen gehört und was passiert, wenn es dort nicht ist.

 Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht – als Bewerber, als Recruiter, oder als Führungskraft? Ich freue mich über eine Nachricht.